الاستخدام الأمثل لنظام "وورد 2007".. أسرار توفر الوقت والجهد.. إن أتقنتها

الشرق الأوسط / سواء كنت في المنزل او العمل، فان الجميع يستخدم برنامج «مايكروسوفت وورد» لتحرير النصوص. ولكنّ البرنامج مليء بمميزات عديدة لا تُحصى، مخبأة كلها تحت ستار من قوائم المهامّ والشرائط. وفي ما يلي بعض المميزات المفضلة التي ستوفر عليك الكثير من الوقت في برنامج «وورد 2007».

>إدخال النصوص بسرعة: هل تُدخل المعلومات ذاتها في الوثائق والمستندات بشكل دوريّ؟ إن كان الامر كذلك، فإنّك ستُعجب بميزة «كويك بارت» التي تسمح بإضافة نصوص وصور ورسومات وأشكال مختلفة إلى الوثائق، وبسرعة كبيرة. فقط اختر جزءا من المستند الذي تود استخدامه كـ«كويك بارت» Quick Part، ثمّ اضغط على لسان Tab «إدخال» Insert، وانقر في قسم «النصوص» على «كويك بارت»، ثم انقر على خيار «احفظ النصّ المختار في معرض كويك بارت»، وادخل اسم ووصف «كويك بارت» الجديد الخاصّ بك في الصندوق الذي سيظهر.

كما يمكنك ايضا تحديد خيارات اخرى، مثل ادخال ما اخترته في صفحته الخاصّة. ثم انقر على OK. ومن الآن فصاعدا، يصبح هذا النصّ على مبعدة نقرة واحدة. ولإدخال «كويك بارت» في المستندات اللاحقة، يكفي النقر على زرّ «كويك بارت»، وقم باختياراتك من اللائحة التي تظهر. هكذا ببساطة.

> تحضير فوريّ لصفحات الغلاف: قد يحتاج تصميم صفحات الغلاف للتقارير إلى الكثير من العمل، ولكنّ «وورد 2007» غيّر من ذلك لأنّه من السهل ادخال صفحة الغلاف التي من شأنها أن تستحوذ على اهتمامات القرّاء. وللقيام بذلك، اضغط على لسان «إدخال»، وانقر في قسم «الصفحات» على «صفحة الغلاف»، ثم انقر على واحدة من صفحات الغلاف الموجودة في المعرض لكي تُضاف آليّا. وتحتوي صفحات الغلاف على رسومات وصور فوتوغرافية. فقط أدخل المعلومات اللازمة، مثل اللقب واسم المؤلف في الأماكن المخصّصة لها في الصفحة. هذا ويمكنك ايضا اضافة صفحات غلاف الى المعرض. اختر صفحة الغلاف للمستند الخاصّ بك وانقر على «صفحة الغلاف»، واختر «احفظ المختارات» Save Selection للتحوّل الى معرض «صفحات الغلاف»، وقم بتسمية صفحة الغلاف في الصندوق الذي سيظهر. وكما هو الحال في «كويك بارت»، فإنّه يمكنك اضافة وصف وتحديد الخيارات الأخرى، ثم النقر على زرّ OK.

> العمل بالأسلوب السريع: يوفر عليك اسلوب «كويك ستايلس» الكثير من الوقت لصياغة شكل المستند الخاص بك، وهو يسمح لك بتطبيق الكثير من خيارات الأشكال المختلفة بمجرّد نقرة على الزرّ. افتح لسان «هوم» وابحث عن الأسلوب Styles، لتُعرض بعض «الاساليب السريعة» َQuick Styles على الشريط. ويمكنك استخدام الأسهم للكشف عن اساليب اخرى، واختر اسلوبا لتطبيقه على النصّ المختار. واذا أردت مشاهدة عرض أوليّ أو مسبق لوثيقتك في الأسلوب الجديد، ولكن من دون تطبيقه، حرّك الفأرة فوق هذه الأساليب لتحصل عليه. هذا ويمكنك تأليف أساليبك السريعة الخاصّة بك عن طريق اختيار جزء من النص مع الصياغة التي ترغب في استخدامها، والنقر على السهم الذي يلي «الأساليب السريعة» َQuick Styles، ثم النقر على «احفظ المختارات» على أنّها «الأسلوب السريع الجديد».

> استخدم شريط الأدوات السريعة: من شأن شريط الأدوات أن يسهل وصولك إلى الأوامر المستخدمة مرارا وتكرارا، فهو موجود إلى جوار «زرّ المكتب» Office button. ويمكن بسهولة تفصيل شريط الأدوات حسب الطلب عن طريق اضافة الأوامر كثيرة الاستخدام آليه. ولن تحتاج أبدا إلى البحث عبر الشريط المذكور للعثور على الأوامر.

أضف أحد الاوامر الى شريط العدد والادوات عن طريق النقر بزرّ الفأرة الأيمن على الشريط، واختر «أضف» Add لكي تسهل الوصول اليه. وللحصول على المزيد من الخيارات، انقر على السهم بجانب شريط الأدوات. واختر المزيد من الأوامر، وابحث في الصندوق الجديد عن الأمر الذي ترغب في إضافته. قم باختياره وانقر على «أضف». ولإزالة أحد هذه الأوامر، اختارها من الجهة اليمنى من القائمة وانقر على «ازل» Remove. ثم انقر على OK.

> اختصارات للعمليّات: لا يأخذ الكثير من المستخدمين الوقت الكافي لتعلم اختصارات العمليّات في «وورد»، حيث انّهم يتعلمون العمليّات الأساسية فقط، مثل «احفظ» و«اطبع»، وربما أكثر من ذلك بقليل. إلا أنّ «وورد 2007» يسهل عليك كثيرا استخدام مفاتيح الاختصارات بحيث لا تحتاج إلى أن تتعلم كيفيّة استخدامها. فقط اضغط على مفتاح ALT لبضع ثوان بحيث تظهر أرقام في شريط الأدوات الذي يمكن الوصول إليه بسرعة، وسترى حروفا بجانب لسان وزرّ «المكتب». اضغط على الرقم المقابل للوصول الى الأمر الموجود على لوحة «الأدوات السريعة». ومن شأنه الضغط على الزرّ المقابل للسان ما، أو زرّ «المكتب» أن يفتح اللسان او الزرّ ويفعّله ويعرض محتواه، وسترى المزيد من الأحرف التي تقابل الأوامر. اضغط على واحد منها لتنفيذ الأمر. ثمّة اوقات يكون فيها من الأسهل والأسرع استخدام لوحة المفاتيح عوضا عن الفأرة، خصوصا بعد المراس.

واشنطن: كيم كوماندو*